1440 minutos

 

Acabábamos el último post hablando de lo escaso del tiempo y de la importancia de no malgastarlo. Si te digo la cifra de 1440 ¿qué te sugiere? Nada seguramente. Mira este vídeo y seguimos hablando:

 

La mayoría de nosotros finalizamos el día con la sensación de que nos ha faltado tiempo para un sinfín de tareas que postergamos hasta que ya no podemos posponerlas más. Esto conlleva una sensación de “no tener tiempo para nada” que suele ser causa de estrés y nos obliga a vivir en una especie de maratón constante. La pregunta es clara, de todas tu tareas ¿tienes claro qué es lo más importante o haces lo más urgente y no te da tiempo de atender lo que consideras importante? Debes aprender a administrar tu tiempo y darle prioridad a las tareas importantes para minimizar el desgaste de esta carrera de fondo en la que se convierte una vida con mil y una cosas por hacer. Para ello, aprender a identificar la diferencia entre lo urgente y lo importante resulta esencial.
El principal error que cometemos en la gestión del tiempo es creer que las tareas ‘tienen’ una prioridad. Es decir que la prioridad es un atributo de la tarea. Y esto no es así. La realidad es un poco más compleja, pero dominar este concepto puede marcar un antes y un después en tu eficiencia: la prioridad está en función de la importancia y la urgencia.

 

La importancia se mide calculando el efecto que tiene una tarea si no se realiza. Es decir, si la consecuencia de no hacerla es grave, es una tarea importante. Por su lado, la urgencia  es la distancia a la fecha en que debe ser finalizada la tarea, si la hubiere. Cuanto más cerca, más urgente. A pesar de que parece clara la diferencia, en muchas ocasiones mezclamos estos dos conceptos, ya que una misma tarea puede ir cambiando de prioridad. Esto era lo que, en mis tiempos en el Deutsche Bank me ocurría cada mes con la hoja de gastos. Observa cómo, según la situación, cambia la prioridad de la tarea:

 

• Caso A. Vuelvo de mi estancia en Frankfurt con una hoja de gastos de 1.000 euros que debo cumplimentar antes del día 30. Como es día 5 del mes, esta tarea es importante pero no urgente. Me quedan más de 25 días para llevarla a cabo.

 

• Caso B. Vuelvo de mi estancia en Frankfurt con una hoja de gastos de 5 euros que debo cumplimentar antes del día 30. La tarea ahora no es importante, por la baja cantidad de dinero que supone, y tampoco es urgente ya que tengo casi todo el mes por delante para concluirla.

 

• Caso C. Es día 29 del mes y tengo una hoja de gastos de 1.000 euros. En esta coyuntura, la tarea que ya era importante ahora además se ha vuelto urgente. Por lo tanto, de máxima prioridad.

 

• Caso D. Es día 29 del mes y tengo una hoja de gastos de 5 euros. Si bien es urgente (por el plazo), sigue siendo no importante así que solo la llevaré a cabo cuando no tenga ninguna tarea importante por hacer (sea urgente o no).

 

Así pues, como tenemos dos criterios, podemos tener 4 tipos de tareas:

1. Importantes y urgentes
2. Importantes y no urgente
3. No importantes y urgentes
4. No importante y no urgente

Para priorizar en tu planificación la ejecución de ellas, escribe en este recuadro todas las tareas que tengas pendientes clasificándolas según los dos criterios descritos.

 

Vuelve a leerlas, ¿has repleto de tareas el recuadro de lo urgente? Si la respuesta es afirmativa significa que, como la gran mayoría de los homínidos que poblamos este planeta, tiendes a hacer  primero lo urgente. Sin embargo, es un error porque además de atender a la urgencia como dice Stephen Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, “lo más importante es que lo más importante sea lo más importante”. Es tan importante hacer lo que debemos hacer como dejar de hacer lo que no debemos hacer. Ten en cuenta el tiempo y optimiza este recurso así que para que tu planificación sea realmente eficaz debes seguir este orden de ejecución de tus tareas:

– En 1er lugar debes realizar lo importante y urgente.

– En 2º lugar lleva a cabo las tareas que son importantes y a la vez no urgentes.

– En 3er lugar completa todas aquellas tareas que estén situadas en el cuadrante de lo urgente y no importante.

– En 4ª lugar nos referimos a lo no urgente ni importante. Descártalo de la lista de tareas porque si ni es importante ni urgente, ¡seguramente no hace falta que lo hagas!

Te propongo que a partir de hoy empieces el día como el protagonista del anuncio. A partir de allí, gestiona tus 1440… ¿Te atreves?

Escrito por: Lluís Soldevila

Tu plan de Acción

Lo prometido es deuda y ahora debes pasar a la acción. Te propuse una guía para maximizar las probabilidades de que este plan te llevara al objetivo. Pues aquí lo tienes. Recuerda, la parte más difícil era la última: HACER!

 

Pero debemos dedicar unos minutos al QUERER. ¿Te has preguntado lo que quieres? ¿Cuál es tu misión? La misión de una empresa consiste en definir su propósito a través de una declaración que expresa su razón de ser. Se puede definir como un breve enunciado que especifica el mercado en el cual se desarrolla la actividad, las funciones que la organización desea satisfacer y los métodos para cumplir con este propósito. Es el primer paso y uno de los elementos críticos para realizar una planificación estratégica. Veamos algunos ejemplos de empresas conocidas:

 

“Desarrollar infraestructuras inteligentes, con plena satisfacción del cliente y respeto al medio ambiente, para maximizar el valor para nuestros accionistas, hacer crecer profesionalmente a nuestros empleados y contribuir a la mejora de la sociedad”. 
Ferrovial

“Refrescar al mundo. Inspirar momentos de optimismo y felicidad. Crear valor y marcar la diferencia.”
 Coca-Cola

“Organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil”. Google

 

Ahora que sabes la importancia de poseer una misión clara para justificar la existencia de una empresa, plantéate tu propia misión haciéndote las siguientes tres preguntas:

1. ¿Qué quiero ser?
2. ¿Cómo llego hasta ahí?
3. ¿Para qué quiero llegar ahí?

 

Lee las respuestas que has dado y elabora con ellas un conciso manifiesto que definirá la naturaleza de tu objetivo. Esta será tu misión, una declaración de intenciones a la que recurrirás una y otra vez siempre que, por los motivos que sea, pierdas el foco y tu voluntad hacia el objetivo flaquee.

Pasando ya a HACER, elige un objetivo para este 2014  y anótalo. Aségurate de que cumple con las premisas: específico, medible, alcanzable, relevante y con una fecha marcada para su consecución; estas son las características que debe cumplir un objetivo para que sea SMART:

• Specific (específico). Qué, cómo y por qué.
• Measurable (medible). Tiene que poder medirse de alguna manera.
• Attainable (alcanzable). Dentro de tu círculo de actuación. ¡Utopías fuera!
• Rellevant (relevante). Ilusionante, excitante,…Conseguirlo debe significar una diferencia positiva en tu vida.
• Timely (tiempo mesurable). Debes marcarte fecha para su consecución.

 

No avances hasta que no estés seguro de ello. Ahora, divídelo en 5 sub objetivos aplicando la técnica del “divide y vencerás” y desglosa 4 ó 5 tareas de cada uno de ellos que, como recordarás, deben ser concretas y con posibilidad de adjudicarles una fecha. Con toda ella esta información que tienes, planifica y proponte llevar a cabo cada una de las tareas con el plazo de tiempo que has determinado. Durante estos 100 días, antes de ir a dormir, piensa en cada una de las acciones de tu día y diferencia las que te han acercado a tu objetivo de las que no. Decide aprender de estas últimas para que no vuelvan a repetirse.

Es ahora, con este plan de acción, donde vas a poner a prueba todos los conocimientos que hemos ido viendo a los largo de casi un año. Espero que la crucial relevancia de tener objetivos esté ahora totalmente sedimentada en tu forma de ver las cosas y de actuar. Y no sólo eso sino que los objetivos que te marques sigan la metodología SMART en su definición.. Tampoco olvides la diferencia que existe entre una tarea importante y una urgente pues te será de gran ayuda cuando necesites priorizar las acciones con las que completarás este ejercicio. Ten en cuenta estas pautas para elaborar este plan de shock porque haciéndolo de esta manera, al llegar el día 100 de tu hoja de ruta te aseguro que habrás conseguido alcanzar tu objetivo.

Escrito por: Lluís Soldevila